Seguridad en Documentación Empresarial con IA: Mejores Prácticas
Cuando implementás IA en gestión documental, la seguridad es crítica. En esta guía completa, cubrimos todas las mejores prácticas para garantizar que tus documentos empresariales estén 100% seguros.
Por Qué la Seguridad es Crítica
Documentos empresariales contienen:
- Información confidencial de clientes
- Datos financieros sensibles
- Estrategias comerciales
- Información legal privilegiada
- Datos de empleados (RRHH)
Una brecha de seguridad puede resultar en:
- Multas por GDPR/LGPD: hasta €20M o 4% facturación anual
- Pérdida de confianza de clientes
- Demandas legales
- Daño reputacional
1. Encriptación: La Base de la Seguridad
Encriptación en Reposo
Todos los documentos deben estar encriptados cuando están almacenados.
Estándar Mínimo: AES-256
- Mismo nivel usado por bancos y gobiernos
- Imposible de descifrar sin la clave
- Verificá que tu proveedor use AES-256
Encriptación en Tránsito
Cuando documentos se transmiten (subida, descarga, acceso):
Estándar Mínimo: TLS 1.3
- Protege datos durante transmisión
- Previene interceptación
- Verificá que conexiones sean HTTPS (no HTTP)
Verificación
Preguntá a tu proveedor:
- ¿Qué nivel de encriptación usan? (Debe ser AES-256)
- ¿Dónde se almacenan los documentos? (Debe ser servidores seguros)
- ¿Tienen certificaciones de seguridad? (ISO 27001, SOC 2)
2. Control de Acceso Granular
No todos deben ver todo. Control de acceso granular es crítico.
Niveles de Permisos
Nivel 1: Por Usuario Individual
- Cada usuario tiene acceso solo a lo que necesita
- Ejemplo: Abogado A solo ve casos asignados a él
Nivel 2: Por Departamento
- RRHH solo ve documentos de RRHH
- Legal solo ve documentos legales
- Finanzas solo ve documentos financieros
Nivel 3: Por Documento Específico
- Documentos ultra-confidenciales con acceso individual
- Ejemplo: Contrato M&A solo visible para CEO y CFO
Nivel 4: Temporal
- Acceso con fecha de expiración
- Ejemplo: Auditor externo acceso por 15 días
Mejores Prácticas
- ✓ Principio de mínimo privilegio (solo acceso necesario)
- ✓ Revisar permisos trimestralmente
- ✓ Revocar acceso inmediatamente cuando empleado sale
- ✓ Logs de todos los accesos
3. Autenticación y Autorización
Autenticación Fuerte
Requisitos Mínimos:
- Contraseñas complejas (mínimo 12 caracteres)
- Autenticación de dos factores (2FA) obligatoria
- Single Sign-On (SSO) con proveedores empresariales
Autorización
Cada acción debe ser autorizada:
- Ver documento → Verificar permisos
- Hacer pregunta → Verificar permisos
- Subir documento → Verificar permisos
- Eliminar documento → Verificar permisos + confirmación
4. Auditoría y Logs
Todos los accesos y acciones deben ser registrados.
Qué Registrar
- Quién accedió a qué documento
- Cuándo accedió
- Qué preguntas hizo
- Qué documentos subió/eliminó
- Desde qué IP/ubicación
Retención de Logs
Mínimo: 1 año (para auditorías)
Recomendado: 3-7 años (compliance legal)
Exportación
Logs deben ser exportables para:
- Auditorías internas
- Auditorías externas
- Investigaciones de seguridad
- Compliance (GDPR, SOX, etc.)
5. Privacidad de Datos y Zero Data Retention
Crítico: Tus documentos NO deben usarse para entrenar modelos de IA.
Zero Data Retention
Requisito: Proveedor debe tener contrato de cero retención con OpenAI/otros proveedores de IA.
Esto significa:
- ✓ Tus documentos NUNCA se usan para entrenar modelos
- ✓ Tus conversaciones NUNCA se almacenan permanentemente
- ✓ Datos se eliminan después de procesamiento
Verificación
Preguntá a tu proveedor:
- ¿Tienen contrato de zero data retention con OpenAI?
- ¿Dónde se procesan los documentos? (debe ser servidores dedicados)
- ¿Tus datos se mezclan con datos de otros clientes? (debe ser NO)
6. Compliance: GDPR, LGPD, SOX
GDPR (Europa)
Requisitos:
- Derecho al olvido (eliminar datos cuando se solicita)
- Portabilidad de datos (exportar en formato estándar)
- Consentimiento explícito
- Notificación de brechas en 72 horas
LGPD (Brasil)
Similar a GDPR, con requisitos adicionales específicos de Brasil.
SOX (Estados Unidos - Empresas Públicas)
Requisitos:
- Auditoría completa de accesos
- Retención de documentos por 7 años
- Control de cambios
Verificación de Compliance
Tu proveedor debe:
- ✓ Tener certificaciones relevantes
- ✓ Proporcionar reportes de compliance
- ✓ Tener proceso de auditoría documentado
7. Backup y Recuperación
Backup Automático
Requisitos:
- Backup diario automático
- Backups encriptados
- Backups en múltiples ubicaciones geográficas
- Retención de backups: mínimo 30 días
Recuperación ante Desastres
RTO (Recovery Time Objective): < 4 horas
RPO (Recovery Point Objective): < 24 horas
8. Mejores Prácticas de Implementación
Fase 1: Evaluación de Seguridad
- Auditar documentos existentes
- Clasificar por nivel de confidencialidad
- Identificar quién necesita acceso a qué
Fase 2: Configuración de Permisos
- Crear estructura de departamentos
- Asignar permisos granulares
- Configurar autenticación 2FA
Fase 3: Capacitación
- Capacitar equipo en mejores prácticas de seguridad
- Explicar importancia de no compartir credenciales
- Enseñar cómo identificar phishing
Fase 4: Monitoreo Continuo
- Revisar logs semanalmente
- Auditar permisos trimestralmente
- Actualizar políticas según necesidad
Checklist de Seguridad
Encriptación:
- ☐ AES-256 en reposo
- ☐ TLS 1.3 en tránsito
- ☐ Certificaciones de seguridad verificadas
Control de Acceso:
- ☐ Permisos granulares configurados
- ☐ Principio de mínimo privilegio aplicado
- ☐ Revisión trimestral programada
Autenticación:
- ☐ 2FA obligatorio
- ☐ SSO configurado (si aplica)
- ☐ Política de contraseñas fuerte
Auditoría:
- ☐ Logs completos habilitados
- ☐ Retención de logs configurada
- ☐ Exportación de logs disponible
Privacidad:
- ☐ Zero data retention verificado
- ☐ GDPR/LGPD compliant
- ☐ Derecho al olvido implementado
Backup:
- ☐ Backup automático diario
- ☐ Backups encriptados
- ☐ Múltiples ubicaciones geográficas
Conclusión
La seguridad en IA documental no es opcional. Es crítica.
Documentaly AI implementa todas estas mejores prácticas:
- ✓ AES-256 encriptación
- ✓ Permisos granulares
- ✓ 2FA obligatorio
- ✓ Auditoría completa
- ✓ Zero data retention
- ✓ GDPR/LGPD compliant
- ✓ Backup automático